Rahmenbetriebsvereinbarung für den KI-Einsatz im Unternehmen: Das Wichtigste auf einen Blick
Künstliche Intelligenz verändert die betriebliche Arbeitswelt
Künstliche Intelligenz hat sich innerhalb kurzer Zeit von einer Zukunftstechnologie zu einem festen Bestandteil der betrieblichen Praxis entwickelt. Die technologischen Möglichkeiten versprechen erhebliche Effizienzgewinne, bergen zugleich jedoch rechtliche und organisatorische Herausforderungen.
Ein generelles Verbot des Einsatzes künstlicher Intelligenz ist in der Unternehmenspraxis weder realistisch noch wirtschaftlich sinnvoll. Stattdessen besteht die Herausforderung darin, den Einsatz neuer Technologien rechtssicher zu gestalten und gleichzeitig die Interessen der Beschäftigten angemessen zu berücksichtigen. Ein bewährtes Instrument hierfür ist die Rahmenbetriebsvereinbarung.
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Die rechtliche Bedeutung einer Betriebsvereinbarung als kollektivrechtliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ergibt sich aus §§ 77 ff. BetrVG. Soweit sie normative Regelungen enthält, wirken sie gemäß § 77 Abs. 4 Satz 1 BetrVG unmittelbar und zwingend auf die Arbeitsverhältnisse der Beschäftigten ein. Einer gesonderten Vereinbarung mit den einzelnen Arbeitnehmer*innen bedarf es insoweit grundsätzlich nicht.
Gerade beim Einsatz künstlicher Intelligenz bietet dieser normative Charakter Vorteile. Unternehmen können unternehmensweit verbindliche Standards für Datenschutz, Transparenz, Verantwortlichkeiten oder den Umgang mit automatisierten Entscheidungen schaffen. Gleichzeitig erhalten Beschäftigte einklagbare Rechte, ohne dass jede einzelne Regelung arbeitsvertraglich vereinbart werden müsste. Eine Betriebsvereinbarung verbindet die gesetzlichen Anforderungen aus dem Arbeitsrecht, dem Datenschutzrecht und der europäischen KI-Regulierung mit den betrieblichen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens.
Zu beachten ist allerdings die Normenhierarchie des Arbeitsrechts. Eine Betriebsvereinbarung steht unterhalb zwingender gesetzlicher Vorschriften und darf weder gegen europäisches Recht noch gegen geltendes nationales Recht verstoßen. Ebenso wenig darf sie gegen tarifvertragliche Regelungen verstoßen, soweit diese nach § 77 Abs. 3 BetrVG einer Regelung durch Betriebsvereinbarung entgegenstehen (Tarifvorbehalt). Innerhalb ihres zulässigen Regelungsbereichs entfaltet sie jedoch unmittelbare Bindungswirkung für Arbeitgeber und Beschäftigte.
Weshalb darf der Betriebsrat mitreden?
Der Einsatz künstlicher Intelligenz löst regelmäßig Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats aus. Besonders praxisrelevant ist dabei § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Nach dieser Vorschrift hat der Betriebsrat mitzubestimmen, wenn technische Einrichtungen eingeführt oder angewendet werden, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer*innen zu überwachen. Dabei kommt es also nicht darauf an, ob der Arbeitgeber tatsächlich eine Überwachung beabsichtigt. Entscheidend ist allein die objektive Eignung.
Diese Voraussetzung erfüllen zahlreiche moderne KI-Anwendungen. Hierzu gehören beispielsweise Systeme zur Auswertung von Kommunikationsdaten, intelligente Zeiterfassungssysteme, Software zur Produktivitätsanalyse, KI-gestützte Workflow-Systeme oder Anwendungen, welche Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten oder Nutzungsverhalten automatisch erfassen und auswerten.
Das Mitbestimmungsrecht erstreckt sich dabei nicht nur auf die Entscheidung über die Einführung eines Systems. Mitbestimmungspflichtig sind regelmäßig auch dessen konkrete Ausgestaltung.
Gibt es weitere Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte des Betriebsrats?
Darüber hinaus kann § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG eingreifen, wenn verbindliche Regelungen zur Nutzung von KI-Systemen im Betrieb – etwa Nutzungsrichtlinien oder Verbote bestimmter Anwendungen – aufgestellt werden. Soweit der KI-Einsatz Auswirkungen auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz hat, insbesondere im Hinblick auf psychische Belastungen oder die Gefährdungsbeurteilung, besteht zudem ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG.
Bereits in der Planungsphase neuer KI-Systeme ist der Betriebsrat nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG rechtzeitig und umfassend über die geplante Einführung von Künstlicher Intelligenz zu unterrichten. Werden KI-Systeme zur Personalauswahl oder Personalbewertung eingesetzt, können darüber hinaus Auswahlrichtlinien nach § 95 Abs. 2a BetrVG der Mitbestimmung unterliegen.
Zur Wahrnehmung seiner Beteiligungsrechte kann der Betriebsrat nach § 80 Abs. 2 BetrVG die erforderlichen Informationen verlangen und gemäß § 80 Abs. 3 BetrVG bei Fragestellungen im Zusammenhang mit Künstlicher Intelligenz regelmäßig einen externen Sachverständigen hinzuziehen. Schließlich können je nach Umfang der Einführung auch die Vorschriften über die berufliche Bildung (§§ 96 bis 98 BetrVG) sowie – bei grundlegenden Umstrukturierungen – die Regelungen über Betriebsänderungen nach § 111 BetrVG einschlägig sein.
Welche arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?
Der Einsatz künstlicher Intelligenz erfolgt nicht in einem rechtsfreien Raum. Vielmehr greifen unterschiedliche arbeitsrechtliche Regelungskomplexe ineinander.
Zunächst ist der Arbeitgeber aufgrund seines Direktionsrechts nach § 106 Satz 1 GewO grundsätzlich berechtigt, Arbeitsabläufe zu organisieren und hierfür technische Systeme einzusetzen. Dieses Weisungsrecht findet seine Grenzen jedoch in gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträgen, Arbeitsverträgen sowie den Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats.
Hinzu treten die arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflichten gemäß § 241 Abs. 2 BGB. Arbeitgeber haben ihre Beschäftigten vor unverhältnismäßigen Eingriffen in deren Persönlichkeitsrechte zu schützen. Dies betrifft insbesondere KI-Systeme, die Leistungsprofile erstellen, Arbeitsverhalten analysieren oder Verhaltensprognosen treffen.
Von erheblicher Bedeutung ist außerdem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). KI-Anwendungen dürfen nicht zu unmittelbaren oder mittelbaren Benachteiligungen aufgrund der in § 1 AGG genannten Merkmale führen. Insbesondere bei Recruiting-, Beförderungs- oder Bewertungssystemen besteht die Gefahr diskriminierender Algorithmen, wenn die verwendeten Trainingsdaten bereits bestehende strukturelle Ungleichbehandlungen widerspiegeln.
Der Einfluss der KI-Verordnung und der DSGVO
Der Einsatz von KI-Systemen im Unternehmen muss nicht nur betriebsverfassungsrechtlich, sondern auch nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 ausgestaltet werden. Eine Rahmenbetriebsvereinbarung kann dabei als zentrales Instrument dienen, um die gesetzlichen Anforderungen in betriebliche Prozesse zu überführen.
Datenschutzrechtlich ist insbesondere relevant, dass eine Betriebsvereinbarung nach Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 4 BDSG eine Grundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten schaffen kann. Voraussetzung ist, dass sie geeignete und verhältnismäßige Regelungen zum Schutz der Beschäftigten enthält. Dies betrifft insbesondere den Zweck der Datenverarbeitung, den Umfang der erhobenen Daten, Zugriffsrechte, Löschfristen sowie Maßnahmen zur Vermeidung einer unzulässigen Leistungs- und Verhaltenskontrolle.
Auch die KI-Verordnung enthält zahlreiche Anforderungen, die durch eine Rahmenbetriebsvereinbarung konkretisiert werden können. Dies betrifft insbesondere die Festlegung von Verantwortlichkeiten für den KI-Einsatz, Verfahren zur Risikobewertung, Vorgaben zur menschlichen Kontrolle von KI-Ergebnissen sowie Anforderungen an Transparenz und Schulung der Beschäftigten. Gerade bei Hochrisiko-KI-Systemen nach Art. 6 KI-VO in Verbindung mit Anhang III – etwa im Bereich der Personalauswahl oder Beschäftigtenbewertung – müssen Unternehmen unter anderem ein Risikomanagementsystem nach Art. 9 KI-VO sowie geeignete Maßnahmen zur menschlichen Aufsicht nach Art. 14 KI-VO sicherstellen.
Von besonderer Bedeutung ist zudem Art. 26 Abs. 7 KI-VO. Er verpflichtet Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen, Vertretungen der Arbeitnehmer*innen und betroffene Beschäftigte über den Einsatz eines solchen Systems am Arbeitsplatz zu informieren. Eine Rahmenbetriebsvereinbarung kann hierfür ein einheitliches Informations- und Beteiligungsverfahren festlegen und zugleich sicherstellen, dass die Nutzung von KI-Systemen nachvollziehbar und kontrolliert erfolgt.
Die Betriebsvereinbarung ersetzt also nicht die unmittelbaren Pflichten aus DSGVO und KI-Verordnung. Sie schafft jedoch einen verbindlichen Ordnungsrahmen, durch den rechtliche Anforderungen umgesetzt, Zuständigkeiten geregelt und Risiken beim KI-Einsatz reduziert werden können.
Wann ist eine Rahmenbetriebsvereinbarung zum KI-Einsatz sinnvoll?
Vor Augen zu führen ist sich bei dieser Frage zunächst, welche Konsequenzen es hat, den KI-Einsatz ohne Abstimmung mit dem Betriebsrat voranzutreiben. Kurz gesagt: Hiervon ist dringend abzuraten.
Werden KI-Systeme eingeführt, obwohl bestehende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nicht beachtet wurden, drohen nicht nur betriebliche Konflikte durch Belastung der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, sondern auch erhebliche rechtliche Risiken. Der Betriebsrat kann in mitbestimmungspflichtigen Konstellationen die Unterlassung der Nutzung verlangen und die Einhaltung seiner Beteiligungsrechte gerichtlich durchsetzen.
Eine fehlende frühzeitige Einbindung des Betriebsrats kann zudem dazu führen, dass die Einführung bereits ausgewählter KI-Anwendungen verzögert oder vollständig blockiert wird. Gerade bei komplexen Systemen besteht häufig ein erheblicher Abstimmungsbedarf hinsichtlich Datenschutz, Transparenz, zulässiger Auswertungen und der Auswirkungen auf die Beschäftigten. Wird dieser Prozess erst nach der technischen Einführung angestoßen, entstehen vermeidbare Verzögerungen und zusätzliche Kosten.
Eine Rahmenbetriebsvereinbarung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen KI-Systeme nicht nur punktuell, sondern regelmäßig oder in verschiedenen Bereichen einsetzen möchte.
Nicht in jedem Fall ist jedoch eine umfassende Rahmenbetriebsvereinbarung erforderlich. Wird lediglich eine einzelne, klar abgegrenzte KI-Anwendung ohne weitergehende Auswirkungen auf Beschäftigte eingesetzt, kann eine individuelle Regelung für diesen konkreten Anwendungsfall ausreichend sein. Entscheidend ist daher, ob der KI-Einsatz eine Vielzahl von Bereichen betrifft, fortlaufend erweitert werden soll oder regelmäßig mitbestimmungsrechtliche Fragen aufwirft. Dies wird auf die meisten Unternehmen zutreffen.
Welche Inhalte sollte eine Rahmenbetriebsvereinbarung zum KI-Einsatz enthalten?
Welche Regelungsinhalte erforderlich sind, hängt maßgeblich von den im Unternehmen eingesetzten KI-Anwendungen ab. Gleichwohl haben sich in der Praxis bestimmte Kernbestandteile herausgebildet, die in einer modernen Rahmenbetriebsvereinbarung regelmäßig nicht fehlen sollten.
Zu Beginn empfiehlt sich eine Beschreibung des Regelungszwecks sowie des sachlichen Anwendungsbereichs. Hierbei sollte festgelegt werden, welche KI-Systeme von der Vereinbarung erfasst werden und welche Ziele mit ihrem Einsatz verfolgt werden. Zugleich bietet sich die Aufnahme zentraler Begriffsdefinitionen an, um den Anwendungsbereich der Vereinbarung eindeutig zu bestimmen und Auslegungsschwierigkeiten zu vermeiden.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil sind allgemeine Grundsätze für den KI-Einsatz. Hierzu zählen insbesondere Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Nichtdiskriminierung, Datensparsamkeit sowie die Verpflichtung, den Menschen als letztverantwortlichen Entscheidungsträger zu erhalten. Gerade bei KI-gestützten Personalentscheidungen sollte ausdrücklich festgelegt werden, dass automatisierte Auswertungsergebnisse lediglich Entscheidungsgrundlagen darstellen und personelle Maßnahmen nicht ausschließlich auf KI-generierten Empfehlungen beruhen dürfen.
Regelungsbedürftig sind ferner die zulässigen Einsatzbereiche der jeweiligen KI-Systeme. Viele Unternehmen arbeiten hierbei mit Positiv- und Negativkatalogen. Während zulässige Anwendungsfälle ausdrücklich benannt werden, können besonders sensible Einsatzbereiche – etwa eine permanente Verhaltensüberwachung oder verdeckte Profilbildung – ausgeschlossen oder an besonders strenge Voraussetzungen geknüpft werden.
Einen weiteren Schwerpunkt bildet der Datenschutz. Die Betriebsvereinbarung sollte Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu Speicherfristen, Löschkonzepten, Zugriffsberechtigungen sowie zu technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen enthalten. Ebenso empfiehlt es sich, Verfahren für Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie regelmäßige Überprüfungen der eingesetzten Systeme vorzusehen.
Von erheblicher praktischer Bedeutung sind außerdem Regelungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Soweit KI-Systeme objektiv geeignet sind, Erkenntnisse über Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu gewinnen, sollte eindeutig festgelegt werden, welche Auswertungen zulässig sind und welche Grenzen hierbei gelten. Dadurch lassen sich Konflikte über den Umfang zulässiger Kontrollen bereits im Vorfeld vermeiden.
Ebenso sollte die Rahmenbetriebsvereinbarung Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens eindeutig festlegen. Hierzu gehören insbesondere Zuständigkeiten für die Einführung neuer KI-Systeme, die laufende Überwachung ihres Betriebs, die Durchführung von Risikobewertungen sowie die Einhaltung datenschutz- und compliance-rechtlicher Vorgaben.
Schließlich empfiehlt es sich, Regelungen zu Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen aufzunehmen. Sowohl Führungskräfte als auch Beschäftigte sollten die Funktionsweise der eingesetzten KI-Systeme sowie deren Grenzen kennen. Nur wenn die Nutzer über die erforderlichen Kenntnisse verfügen, kann ein verantwortungsvoller und rechtskonformer Umgang mit künstlicher Intelligenz gewährleistet werden.
Da sich KI-Systeme fortlaufend weiterentwickeln, sollte die Rahmenbetriebsvereinbarung zudem Überprüfungs- und Anpassungsmechanismen vorsehen. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass die vereinbarten Regelungen auch bei technischen Weiterentwicklungen oder geänderten gesetzlichen Anforderungen ihre Aktualität behalten.
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