Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und digitale Meldesysteme: Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz

28.10.2025

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Ziel ist es, die Meldung von Gesetzesverstößen innerhalb der Organisation zu fördern und Hinweisgeber (sog. Whistleblower) wirksam vor Repressalien zu schützen. Die Implementierung digitaler Meldesysteme bringt dabei besondere Anforderungen mit sich – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit, um die Rechtmäßigkeit und Vertraulichkeit der Hinweise sicherzustellen.

Interner Meldekanal

Der interne Meldekanal muss Meldungen sowohl mündlich als auch in Textform ermöglichen. Zwar besteht keine gesetzliche Pflicht zur Ermöglichung anonymer Meldungen, ihre Bereitstellung ist jedoch aus praktischer und datenschutzrechtlicher Sicht dringend zu empfehlen. Meldungen sollten über verschiedene Kanäle möglich sein, etwa telefonisch, postalisch, online (Textform), vor Ort oder per Online-Meeting.

Nachdem eine Meldung eingegangen ist, sollte ein eindeutig festgelegter Prozess zur weiteren Aufklärung eingeleitet werden. Dabei ist es ratsam, die vorliegenden (personenbezogenen) Daten – sofern möglich – zu pseudonymisieren oder zu anonymisieren, insbesondere, bevor diese an weitere Beteiligte zur weiteren Aufklärung übermittelt werden.

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Das Prinzip „Datenschutz durch Technikgestaltung“ (Privacy by Design) ist bei der Einrichtung und dem Betrieb eines digitalen Hinweisgebersystems essenziell. Besonders bei anonymen Meldungen sind technische Schutzmechanismen erforderlich, um die Identität der Hinweisgeber zuverlässig zu sichern.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist strikt auf das notwendige Maß zu begrenzen; hierbei sind sowohl das Prinzip der Datenminimierung als auch die Zweckbindung zu berücksichtigen. Die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung ergibt sich in der Regel aus den gesetzlichen Pflichten des HinSchG, kann aber auch auf berechtigten Interessen des Unternehmens beruhen oder, je nach Einzelfall, auf einer Einwilligung der betroffenen Personen.

Um den Schutz der sensiblen Informationen zu gewährleisten, ist ein striktes Berechtigungskonzept nach dem Need-to-Know-Prinzip erforderlich. Das bedeutet, dass ausschließlich jene Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen erhalten dürfen, die unmittelbar mit deren Bearbeitung befasst sind.

Es ist zudem erforderlich, klare Aufbewahrungsfristen für die gespeicherten Meldedaten festzulegen, die sowohl den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes als auch den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Informationssicherheit

Zur Gewährleistung der Informationssicherheit müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit (CIA-Trias) des digitalen Meldesystems jederzeit gewährleistet sind. Die über das System eingehenden Meldedaten sind sowohl während der Übertragung, beispielsweise mithilfe aktueller Verschlüsselungsstandards wie TLS 1.2 oder höher, als auch bei der Speicherung, etwa durch verschlüsselte Datenbanken, umfassend zu schützen.

Zugriffe, Änderungen und Statusverläufe müssen lückenlos protokolliert werden, um Auditierbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Wo sinnvoll, sollten unveränderliche Protokolle eingesetzt werden, um die Unverfälschbarkeit der Aufzeichnungen zu garantieren.

Um einen möglichen Datenverlust zu vermeiden, sind regelmäßige Backups durchzuführen. Die Funktionsfähigkeit der Wiederherstellung sollte zudem durch regelmäßige Tests überprüft werden. Darüber hinaus ist ratsam über Notfall- und Wiederherstellungspläne (Disaster Recovery) verfügen, um im Ernstfall schnell reagieren zu können.

Ein effektiver Schutz vor Schadsoftware ist durch geeignete technische Maßnahmen, wie aktuelle Virenschutzprogramme, regelmäßige Updates und ein umfassendes Monitoring, sicherzustellen.

Die Sicherheitsmaßnahmen sollten regelmäßig durch Sicherheitsaudits, Penetrationstests und ein systematisches Schwachstellenmanagement überprüft und weiterentwickelt werden.

Rechte der Hinweisgeber und Betroffenen

Hinweisgeber sowie betroffene Personen haben Anspruch auf die Betroffenenrechte gemäß Artt. 13 ff. DSGVO. Diese Rechte können jedoch mit dem Vertraulichkeitsgebot des HinSchG kollidieren. Ein Interessenskonflikt – etwa beim Auskunftsrecht – wird durch § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG gelöst: Das Auskunftsrecht kann eingeschränkt werden, wenn andere Rechtsvorschriften entgegenstehen und überwiegende Interessen Dritter betroffen sind. § 8 HinSchG stellt eine solche Vorschrift dar und priorisiert den Schutz der Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Auskunftsanspruch der betroffenen Person.

Der interne Meldekanal muss zudem transparente Informationen zum Datenschutz bereitstellen, die insbesondere den Zweck der Datenverarbeitung, die möglichen Empfänger der Daten, die Speicherdauer sowie die Rechte der betroffenen Personen klar erläutern.

Empfehlungen

Die Einführung und Pflege eines internen Meldekanals, insbesondere des digitalen Hinweisgebersystems nach dem HinSchG stellt Unternehmen vor komplexe Herausforderungen im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz. Es ist essenziell, sowohl die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen als auch das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen. Unternehmen sollten technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung von Hinweisen zu gewährleisten.